O saldo de contas a receber é a quantia de dinheiro devida à sua empresa por bens ou serviços prestados, mas ainda não pagos. Pensando nisso, você pode se perguntar como é possível consultar seu saldo e encontrar um número negativo.
Pode indicar que sua organização deve dinheiro aos clientes e pode até sugerir dificuldades financeiras, mas pode facilmente ser o resultado de um erro corrigível. De qualquer forma, é importante identificar e corrigir o problema imediatamente para evitar problemas de fluxo de caixa, demonstrações financeiras imprecisas, ineficiências operacionais e até mesmo complicações de auditoria.
Para corrigir o problema, é útil conhecer as causas mais comuns de um saldo AR negativo.
Por que tenho saldo negativo em contas a receber?
Erros de entrada de dados
Se você ainda depende da entrada manual de dados em AR, terá erros. Na verdade, eles são provavelmente mais comuns do que você imagina. Aqui estão apenas alguns dos erros que podem levar a discrepâncias em seu balanço:
- Números transpostos ao inserir informações
- Transação inserida para o cliente errado
- O crédito foi estendido para a conta incorreta
Mesmo o menor dos erros, como digitar a tecla errada ao inserir o valor da fatura, pode causar estragos significativos.
Conserto rápido:Crie um procedimento operacional padrão que inclua a verificação dupla de todos os dados no momento da entrada. Os gestores também devem instituir verificações periódicas da qualidade dos dados para garantir a precisão.
Pré-pagamentos registrados incorretamente
Se um cliente optar pelo pré-pagamento, o valor não será considerado parte do seu saldo de contas a receber. Deve ser registrado como um passivo, pois os bens ou serviços não foram entregues. No entanto, a transação pode ser registrada incorretamente como um pagamento normal, o que criaria um saldo negativo.
Conserto rápido:Registre o pré-pagamento como um crédito em uma conta de passivo e, em seguida, debite o valor após os bens e/ou serviços terem sido fornecidos e faturados.
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Pagamento indevido do cliente
Um saldo AR negativo pode ocasionalmente ser causado por um cliente que paga a mais à sua empresa. Quando isso ocorrer, sua organização deverá creditar o dinheiro de volta. Como um exemplo simples, você pode ter faturado US$ 500 a um cliente, mas ele enviou um pagamento de US$ 550. Se não houver maneira de reconciliar esse pagamento a maior com outra fatura, ele aparecerá como um saldo de -$50 em suas contas a receber.
Conserto rápido:Informe o cliente sobre a situação e, em seguida, crie um passivo acumulado.
Baixas prematuras
Quando um cliente falha repetidamente no pagamento de uma fatura, o departamento de contas a receber pode tomar a difícil decisão de amortizar o valor comodívida inadimplente. No entanto, se posteriormente decidirem resolver o problema e enviar o pagamento, isso criará um saldo AR negativo, pois o valor já foi retirado do seu livro de contas a receber. Dependendo do tamanho da fatura, isso pode até resultar em um saldo negativo muito grande.
Conserto rápido:Reverta a baixa e documente o novo pagamento.
Extensões de crédito
Os gerentes de contas ocasionalmente oferecem crédito aos clientes sem informar a equipe de contas a receber. Por exemplo, se um cliente receber mercadorias danificadas ou uma entrega com itens faltantes, um representante poderá decidir fornecer um crédito que poderá ser usado em seu próximo pedido. Se essas informações não forem repassadas adequadamente à equipe de AR, poderão criar uma discrepância em seus registros.
Conserto rápido:Registre um passivo igual ao valor do crédito.
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Como posso evitar um saldo negativo de contas a receber?
Embora as soluções rápidas listadas em cada secção o ajudem a resolver o problema imediato caso encontre um saldo negativo, existem soluções a longo prazo que podem garantir que os problemas não se tornem endémicos.
Reconcilie pagamentos imediatamente
Quando sua empresa recebe o pagamento de um cliente, ele deve ser reconciliado imediatamente e as discrepâncias devem ser observadas. Em casos de pagamento indevido, os membros da equipe devem primeiro tentar reconciliar a diferença com outra fatura ou reembolsar o valor ao cliente.
Revise regularmente contas e transações
Os membros da equipa de AR devem verificar regularmente as suas contas e transações de contas para procurar quaisquer problemas potenciais, tais como alocações incorretas. As revisões periódicas permitirão que sua equipe identifique erros rapidamente e os corrija antes que comecem a ter um impacto posterior.
Aumente a colaboração interdepartamental
Questões como extensões de crédito documentadas indevidamente são frequentemente o resultado de uma comunicação deficiente entre os gestores de contas e o departamento de AR. Eliminar o problema significa promover uma maior colaboração entre as equipes. Você pode conseguir isso aumentando a transparência quando se trata de registros de contas e aumentando a comunicação interdepartamental regular.
Eliminando o trabalho manual e adotando a automação
A maneira mais simples de atingir cada um dos objetivos acima é eliminar processos manuais nas contas a receber e introduzirAutomação de AR.
Ao adotar uma solução de automação que se integra a outros softwares de back-office — como ERP e CRM — você elimina a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo o risco de erros nas faturas. As ferramentas de automação fornecem relatórios detalhados que permitem identificar rapidamente discrepâncias e monitorar contas regularmente. Eles também permitem que a equipe de AR compartilhe facilmente informações da conta com outros departamentos, como vendas, aumentando a transparência do processo.
Uma solução AR com umportal de pagamento de autoatendimentodiminui a probabilidade de erros, como pagamento a maior. Os clientes podem fazer login em suas contas e acessar imediatamente informações como faturas em aberto e valores devidos. Eles também podem fazer perguntas sobre saldos antes de efetuar um pagamento.
